Inspeções periódicas são práticas que quando bem implementadas podem gerar grandes resultados em termos de prevenção de riscos, controle de qualidade e aumento de vendas. Muitas empresas, mesmo sabendo dessa importância não conseguem transformar essa prática em uma rotina. Será que essa tarefa é tão difícil assim?

Todos nós temos sonhos na vida. Muitas vezes, esses sonhos são mantidos somente como desejos. Isso porque, nós não os convertemos em objetivos e, por consequência, não estabelecemos metas para alcançá-los.

Se você tem um sonho de ser campeão brasileiro de voleibol, mas mantém esse sonho somente no campo dos desejos e ficar esperando as coisas acontecerem, dificilmente esse sonho se realizará. Isso porque, é preciso  traçar objetivos, bem como as estratégias para atingi-los, além de empenho e dedicação para executar a cada dia, as tarefas necessárias.

A não ser que, por obra do acaso, por sorte, ou por esforços de terceiros, você seja favorecido,  pertencendo a um grupo extremamente qualificado cujos  objetivos já foram traçados e que acabe “direcionando” seus passos ao resultado esperado.

E assim como é na vida, é também no mundo corporativo. Se você tem um sonho de desenvolver ou transformar seu projeto ou produto em um grande sucesso é preciso arregaçar as mangas, e ao invés de esperar ser carregado pelos outros.

É exatamente sobre isso, que apresentaremos no artigo de hoje: a importância de você definir seus próprios objetivos, metas, controles e medições para que as inspeções periódicas possam fazer parte da rotina de sua empresa de uma forma leve, fácil e prática.

Boa leitura!

Para quais tipos de empresas a otimização das inspeções é um bom negócio?

Toda dedicação e transpiração individual ou coletiva pode ser otimizada por meio de recursos tecnológicos, para que os resultados de vendas, de melhoria dos produtos ou serviços, de prevenção de riscos e redução de custos sejam melhorados continuamente.

No Texto “Cultura de Segurança e os Meios de Inspeções”, falamos da importância do uso de recursos tecnológico para controle operacional e medição por meio de inspeções e auditorias periódicas, que auxiliam diversos tipos de empresas   nos resultados pretendidos. Nesse artigo abordamos as vantagens que o uso de aplicativos de inspeções e auditorias pode proporcionar à gestão de segurança e prevenção de acidentes e doenças ocupacionais em atividades industriais.

Vamos agora abordar como o uso de aplicativos de inspeções e auditorias podem também alavancar os resultados de empresas de outros segmentos além da indústria, tais como:

  • Supermercados;
  •  Lojas;
  • Comércio em geral;
  • Transportadoras;
  • Redes Hoteleiras,
  • Outros prestadores de serviços – sejam matrizes ou filiais, franquias ou franqueados.

Benefícios dos Controles e Medições

Para que seja possível medir seus resultados, independente do ramo de atuação, o primeiro passo é estabelecer seus objetivos e metas, bem como identificar os riscos e oportunidades.

Com as metas definidas e os riscos e oportunidades identificados, é hora de começar a medir ou verificar quais são as ações ou controles operacionais necessários para neutralizar ou reduzir os riscos identificados, ou atender as metas definidas, de modo que seja possível monitorar se tudo está sendo realizado em quantidade e de forma adequada.

Os Controles Operacionais mantidos periódica e adequadamente por meio de vistorias, inspeções e auditorias, podem gerar muitos benefícios.  Um deles é o aumento nos resultados de vendas, com o controle de padrão de identidade das estruturas físicas, da disposição e organização das vitrines e seções das lojas. Outro resultado é o aumento do valor agregado e ticket médio dos produtos e serviços, com base em controle e sistematização de processos, gestão de qualidade de produtos e serviços. Pode-se destacar, ainda, como grande resultado a redução de custos, com a consequente redução de retrabalhos, desvios ou defeitos nos produtos, os quais tendem a ser minimizados com a práticas de vistorias, inspeções periódicas e auditorias.

Objetivos, Metas e Controles: Como implementar uma Rotina de Inspeção?

Além disso, outros números que tendem a reduzir por meio de tais controles operacionais são as reclamações de clientes, além da própria redução de acidentes (sejam de consumo, do trabalho ou ambientais). Em outras palavras, a empresa passa a ter menos não conformidades, e a ter ainda mais credibilidade e reconhecimento no mercado pelos seus níveis de padronização, qualidade e de compliance, demonstrando respeito às normas, e principalmente respeito aos clientes, a sociedade e ao meio ambiente.

Entretanto, é sempre bom lembrar que a realização de tais vistorias, inspeções e auditorias não podem se tornar um peso na rotina e nem gerar muita burocracia. O que normalmente ocorre quando se realiza as mesmas por meio de formulários, cadernos e pranchetas, que levam muito mais tempo principalmente para consolidação dos dados e, por vezes, acabam sendo perdidas ou extraviadas. Logo, o uso da tecnologia, como os aplicativos especializados, pode maximizar os resultados pretendidos por tais controles.

Como o Auditefácil pode ser aplicado em diversos segmentos?

O Auditefácil é um exemplo de tecnologia que otimiza e facilita a realização de controles e medição de elementos críticos de qualquer negócio. Trata-se de um aplicativo que permite criar uma rotina de realização de inspeções periódicas, vistorias e auditorias internas fáceis de serem realizadas e registradas em qualquer segmento.

Você pode baixá-lo diretamente no seu Tablet ou Smartphone e utilizá-lo on-line ou offline. Além disso, você pode definir as listas de verificação ou checklists e começar, imediatamente as suas vistorias, inspeções ou auditorias desejadas.

Abaixo, citaremos alguns exemplos de como é possível utilizar o Auditefácil na prática e proporcionar melhorias na sua gestão.

O Auditefácil é um exemplo de tecnologia que otimiza e facilita a realização de controles e medição de elementos críticos de qualquer negócio.

Inspeções e Auditorias em Lojas

Em ambientes de loja, muitos detalhes são importantes e relevantes para atrair e encantar o cliente e influenciá-lo na decisão da compra de seus produtos. A Vitrine, por exemplo, é a porta de entrada para aquela famosa visitinha, passadinha ou mesmo aquela olhadinha básica.

Considerando a variedade de detalhes de uma loja, todas elas podem influenciar positiva ou negativamente uma decisão de compra. Por isso é fundamental que periodicamente, todos os itens sejam checados e reavaliados quanto à sua adequação, suas condições ou necessidades de atualização/substituição.

Com o Auditefácil você pode listar e atualizar todos os itens relevantes para seu negócio e checar, diariamente, antes do início do expediente (ou durante o mesmo) se está tudo pronto para você ter mais um dia de sucesso de vendas.

Avaliar e Controlar padrões de excelência

Avalie e controle os diversos itens que sua loja (filial ou franquia) precisa observar de acordo com padrões definidos pela Matriz para atingir a excelência em vendas e eficiência operacional.

Utilizando a ferramenta você pode controlar o padrão de identidade visual das estruturas físicas, além da disposição e organização dos stands, vitrines e seções. Monitorar também a verificação de higienização periódica das estruturas e superfícies de contato, disponibilidade de álcool gel, uso de máscaras e demais EPI´S (Equipamentos de Proteção Individual) por parte dos funcionários, dentre outros.

 Capacite as Equipes de Vendas e monitore as unidades e franquias da loja.

Entre os diversos tipos de listas de verificação ou checklist que podem ser criados no aplicativo Auditefácil para lojas, destacamos os seguintes exemplos:

  • Práticas de prevenção do COVID
  • Checklist de stand
  • Inspeção de Vitrines
  • Inspeção de seções
  • Periodicidade de limpeza
  • Prevenção de Perdas;
  • Checklist de compras
  • Auditoria de Estoque
  • Auditoria de processos
  • Auditoria de Caixa
  • Auditoria de Trocas e devoluções

Cada um desses exemplos pode ser adaptado ou customizado de acordo com a realidade de cada loja, para assim, tornar mais fácil a incorporação às demais rotinas diárias, sem abrir mão da padronização e rastreabilidade das informações.

Controle de Supermercados

Em Supermercados e Hipermercados o contexto pode ser ainda mais complexo do que nas lojas convencionais, pois é comum se ter uma variedade maior de produtos, entre eles os perecíveis que exigem maior atenção e controle. Por consequência, é necessário maior quantidade de processos e atividades para garantir que os produtos sejam fornecidos e mantidos dentro dos padrões de qualidade.

Com o Auditefácil é possível atingir a excelência desses padrões, de forma automatizada, sem perda de tempo. Amplie o controle de processos de supermercado, criando checklists e listas de verificação para monitorar e auditar os diversos processos, seções e gôndolas de seu negócio.

Monitore o padrão de organização, reposição e controle da validade dos produtos, bem como o controle e a verificação de higienização periódica das estruturas e superfícies de contato, disponibilizando álcool gel, uso de máscaras e demais EPI’s para os funcionários, dentre outros itens.

Todos estes processos e muitos outros podem ser usados para melhorar a qualidade, identidade visual e eficiência operacional de um supermercado. Também podemos citar alguns exemplos de listas de verificação e checklist que podem ser criados no aplicativo Audite Fácil para supermercados:

  • Práticas de prevenção do COVID
  • Inspeção das estruturas da loja
  • Padrão de sinalização das seções
  • Periodicidade de limpeza
  • Abastecimento das gôndolas
  • Validade de produtos
  • Checklist do açougue
  • Inspeção da mercearia
  • Checklist do Hortifruti
  • Auditoria de Estoque

Outros modelos de lista de verificação poderão ser desenvolvidos ou customizados de acordo com a complexidade e variedade de seções e produtos que o supermercado possuir.

Controle de Farmácias

Em Farmácias e drogarias a realização de controles é essencial para a garantia da qualidade dos produtos e experiência satisfatória dos clientes. Além disso, é preciso garantir disponibilidade dos produtos, identificação adequada, validade dos mesmos, facilidade de localização e até mesmo cumprimento de regras quanto aos medicamentos controlados.

Para isso, é preciso ter tudo organizado, respeitando os requisitos de armazenamento, bem como cuidados com a venda de medicamentos que necessitam de receita médica.

Sem desconsiderar totalmente o critério preço, quando se avalia a relação custo/benefício, muitos consumidores podem até se dispor a pagar um pouco mais para comprar um mesmo produto em um estabelecimento que transmite senso de zelo e confiança.

Diante de tantos medicamentos, itens de higiene e outros produtos que farmácias e drogarias podem fornecer a seus clientes, é fundamental garantir um controle especial para tipo de produto de forma a manter o padrão de qualidade dos mesmos. Portanto, pensar em uma forma de apresentação diferenciada aos seus clientes pode sim, melhorar suas vendas.

Com o aplicativo Auditefácil, pode-se criar uma rotina para verificar a disponibilidade, identificação, validade e outros itens críticos dos diversos tipos de medicamentos. Ou, ainda, para se conferir os locais e formas de armazenamento dos produtos recém recebidos.

É possível também, estabelecer controles de verificação de higienização periódica das estruturas e superfícies de contato, disponibilidade de álcool gel, uso de máscaras e demais EPI´s por parte dos funcionários, entre outros. Todos estes processos e muitos outros podem ser verificados, registrados e fotografados ou auditados em um único (ou mais) checklist ou lista de verificação.

E assim, melhorar o engajamento e eficiência do empreendimento com um todo. Vejamos alguns exemplos de checklists ou listas de verificação para auditorias que podem ser criados ou customizados no aplicativo:

  • Práticas de prevenção do COVID
  • Inspeção da Estruturas físicas
  • Inspeção de Produtos
  • Normas e procedimentos
  • Auditoria de inventário
  • Controle de Estoque
  • Qualidade de atendimento
  • Auditoria Interna de Qualidade

Como se pôde perceber com o Auditefácil é possível melhorar a eficiência operacional e alavancar os resultados em vendas, em gestão de riscos e redução custos de diversos tipos de empreendimentos. Tem dúvidas se ele pode se aplicar também ao seu negócio?

Fale conosco para conhecer melhor o aplicativo Audite Fácil! Baixe seu App no Google Play!

Elias Temponi – Consultor Auditefácil

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