Os desafios organizacionais têm se tornado constantes desde o processo de integração entre a política econômica, as culturas mundiais, marcados também pelos avanços nos meios de transporte e, principalmente, comunicação. Tais processos, conhecidos como globalização, tornaram-se um marco mundial, mudando completamente a mentalidade, a cultura e a comunicação em todo o globo terrestre. Consequentemente, esta conexão estimulou com mais fervor a produtividade e a agilidade na produção de bens e serviços.

Não obstante, passamos a viver em mundo de obsolescências e consumismo desenfreado cujo cenário, tornou-se extremamente competitivo, visando a maximização dos lucros e dos resultados.

Apesar de termos os avanços tecnológicos ao nosso favor, estamos ainda em busca do equilíbrio entre as práticas produtivas, o meio ambiente e a sociedade como um todo.

Como equilibrar as práticas do negócio com o meio ambiente?

Auditoria Periódica e Sustentabilidade

A busca pelo equilíbrio não é cessar o crescimento do seu negócio, quanto a isso não há dúvidas. A questão é, se temos tecnologias favoráveis ao meio ambiente e a um crescimento sustentável, por que não as usar? Fazer uso das tecnologias disponíveis para aumentar a eficiência dos processos e maximizar a produtividade é tão relevante quanto buscar pela sustentabilidade dos negócios.

Quando falamos de sustentabilidade, estamos nos referindo ao equilíbrio entre o desenvolvimento socioeconômico e a preservação ambiental. Deste modo, para tal equilíbrio no fornecimento de produtos e serviços, é importante manter práticas que promovam a qualidade, a prevenção de acidentes e doenças ocupacionais, bem como, a prevenção da degradação ambiental , cumprindo com a legislação, com a ética, transparência, promovendo assim, a credibilidade da marca nos negócios.

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O maior desafio hoje, para as empresas é encontrar o equilíbrio para os negócios diante de um mercado corporativo competitivo que visa apenas lucro, independente das consequências.

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Felizmente, o comportamento das organizações tem mudado. Muitas se preocupam com os seus controles, buscando propiciar condições e formas de produção que evitem danos à saúde e segurança de seus colaboradores, ao meio ambiente e à sociedade. Essas empresas controlam seus desvios com mais assiduidade evitando desvios em seus processos que podem acarretar retrabalhos, falhas de produtos e até mesmo acidentes ocupacionais e ambientais.

O equilíbrio dos negócios se encontra nos princípios do tripé da sustentabilidade, sendo um dos caminhos, o de conciliar a produtividade com atendimento aos padrões de qualidade, bem como assegurar condições dignas aos ambiente de trabalho, conservando as características e funções mínimas do meio ambiente, para que tanto a sociedade quanto as próprias organizações possam se manter ao longo dos anos.

Esse equilíbrio é totalmente possível, quando as empresas oferecem mecanismos de controle para os pilares da Qualidade, do Meio Ambiente e da Saúde Segurança Ocupacional.

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Como a Cultura da Antecipação impacta nos resultados da empresa?

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A cultura de antecipação tem em sua estrutura os princípios do tripé da sustentabilidade, alinhados aos mecanismos de controle, que consequentemente impactam em um comportamento proativo. Isso significa, que a empresa está sempre em alerta quanto às condições ideias de seus equipamentos, máquinas, estruturas e ambiente que podem causar impactos tanto nos objetivos quanto nos resultados da organização.

Sendo assim, quando a organização tem um comportamento mais proativo, é possível evitar falhas, identificar desvios e, melhor ainda, ter atitudes ágeis para evitar perdas financeiras, de matéria-prima ou humana. Implementar uma cultura de Antecipação é importante e será tanto mais fácil, quanto mais simples forem os mecanismos que auxiliarem na sua promoção.

A visão e pensamento de antecipação podem fazer parte das rotinas de forma simples, podendo incorporar algumas tarefas às atividades dos colaboradores, sem afetar os processos internos. Isso porque a cultura de antecipação, além de prevenir desvios e antecipar a resolução de problemas, não deve burocratizar a execução das atividades das equipes, mas sim facilitar a execução das mesmas com altos níveis de compliance.

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O que pode ser incorporado às atividades?

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Uma das atividades mais comuns é a implementação de Instruções de Trabalho, rotinas, sistemáticas ou fluxos que determinem a realização periódica de avaliações que podem ser feitas através de “checklists” (listas de verificação). Os checklists são muito usados para equipamentos, matérias primas, insumos, produtos, estruturas e condições do ambiente, antes ou durante as atividades ou tarefas as serem realizadas.

Além disso, há as inspeções periódicas, as inspeções pré-uso, as inspeções para liberação de trabalhos especiais e as inspeções para liberação ou aprovação de materiais ou produtos. Esses são exemplos de práticas que, quando aplicadas sistemática e reiteradamente contribuem para o fortalecimento da cultura da antecipação.

O impacto de ações proativas no negócio podem ser ainda mais percebido, quando há a prática complementar de auditorias periódicas, uma vez que a organização já terá em sua estrutura dados e informações atualizados e passíveis de verificação, permitindo que a auditoria avalie a própria eficiência das inspeções, além da adequação dos elementos mais críticos e demais requisitos normativos ou corporativos que estão sendo realizadas ou atendidos.

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Usando a tecnologia a favor das Auditorias Periódicas

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Como comentamos anteriormente, a tecnologia trouxe avanços surpreendentes as mais diversas áreas, tornando possível realizar atividades rotineiras com mais velocidade, agilidade e segurança, contribuindo nas decisões estratégicas da organização. A tecnologia proporcionou aos negócios uma visão panorâmica e setorial de todos os processos, independentemente do tamanho, da localização e do ramo de atividade da organização. Fazer uso da tecnologia a seu favor, é o primeiro passo para melhoria contínua.

Apesar de todo o avanço tecnológico, ainda há organizações que esbarram em dois problemas críticos e fáceis de serem resolvidos. O primeiro deles, é a quantidade exorbitante de papéis com dados e informações importantíssimos. E o segundo, é o uso de planilhas muitas vezes com vários dados obsoletos, alterados e/ou modificados, sofrendo atualizações periodicamente por várias pessoas.

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Os dados corrompidos, alterados e/ou modificados podem se tornar uma ameaça para o crescimento da empresa, principalmente quando as organizações realizam suas inspeções sem qualquer tipo de anotação ou registro, deixando tudo “arquivado na memória”. São casos assim, que comprometem o equilíbrio da organização, visto que as ações a serem tomadas estão baseadas em dados obsoletos, requisitos revogados, informações alteradas e incompletas.

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Para que seja possível tornar mais prática e eficiente a realização de tais inspeções e auditorias, sem a necessidade de geração de papeis e formulários e sem ter o risco de uso de modelos obsoletos é fundamental contar com uso da tecnologia.

Nunca foi tão fácil auditar, realizar inspeções e ter os resultados sempre à mão!  App Audite Fácil
Nunca foi tão fácil auditar, realizar inspeções e ter os resultados sempre à mão!

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Uso da Tecnologia para melhorar os resultados

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No mercado já existem ferramentas que possibilitam o registro em tempo real de fotografias e informações coletadas durante as inspeções e auditorias. Essas ferramentas permitem também agilizar a consolidação dos dados para uma tomada de decisão assertiva e para uma gestão que visa a evolução dos resultados pretendidos. Propiciando assim, a melhoria contínua do desempenho dos times e, consequentemente, das organizações.

Para abandonar a papelada e as planilhas, optando pela maneira mais eficiente de otimizar processos, aumentando a produtividade do seu time e reduzir perdas, é preciso investir em softwares e/ou aplicativos que tenham metodologias atualizadas e comprometidas com o tripé da sustentabilidade.

São ferramentas assim, que garantem resultados, reduzindo ou prevenindo processos judiciais, aplicação de multas, interdições e outras penalidades decorrentes de falhas ou acidentes, sejam eles de consumo, de trabalho ou ambientais.

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Auditefácil: dados atualizados com apenas um clique!

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Uma dessas soluções é o aplicativo Auditefácil.

Com ele é possível criar uma rotina de realização de inspeções periódicas e auditorias internas fáceis de serem realizadas e registradas. Basta baixá-lo diretamente em um Smartphone ou Tablet, e utilizá-lo on-line ou offline.

Através do Aplicativo, você pode designar os responsáveis por cada inspeção ou auditoria. Pode-se também definir de modo flexível nas listas de verificação (checklists) personalizadas quais os tipos de respostas deverão ser marcados e quais as formas de respostas serão obrigatórias (foto, documento, texto, etc.).

Essa é uma ótima ferramenta para fazer com que a cultura da antecipação incorpore de vez ao DNA de sua empresa. Isso porque, a qualquer hora e em qualquer lugar é possível realizar inspeções e auditorias rápidas com poucos cliques, gerando a base para tomada de decisão e prevenindo-se desvios, falhas de processo ou nos produtos, reclamações e cancelamento de contratos. Auxiliando, ainda, na prevenção de doenças ocupacionais, acidentes de trabalho e/ou ambientais.

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Elias Temponi |Consultor Auditefácil

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