Um dos principais mestres da administração no século XX, William Edwards Deming, afirmou que “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.”.

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Considerado o pai da administração moderna, Peter Drucker, disseminou a ideia de Deming,simplificando-a para: “Se você não pode medir, você não pode gerenciar.” E ainda, foi além: “O que pode ser medido, pode ser melhorado.”.

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Essas ideias, embora tenham sido citadas no século passado, embora possam ser consideradas antiquadas, elas são na verdade atemporais. Mesmo tanto tempo depois, vemos hoje estes conceitos sendo aproveitados no atual modelo de Gestão 4.0

No artigo de hoje, abordaremos exatamente a ideia do “Medir para controlar, controlar para gerenciar”, elucidando com a prática de uma gestão de crescimento saudável e sustentável.

Entender

O primeiro passo dessa trajetória de sucesso consiste em entender o processo que está sendo estudado. Entender as etapas, mapear os processos, verificar potenciais gargalos e pontos de atenção ajudam no próximo passo de definição.

Definir

Uma vez entendido o processo, a organização deve definir o que deve ser medido, tendo como base os pontos estratégicos do processo. Esta definição deve considerar diversos critérios, como o atendimento à legislação, a satisfação do cliente, os requisitos internos, os objetivos e metas da organização, etc.

Importante, aqui, estabelecer um plano do que deve ser medido, como será feito, com qual frequência, quem será o responsável e, muito importante para o gerenciamento, devemos definir o resultado esperado.

Medir

Definido o plano, chegou a hora de executá-lo.

É na hora da execução que são extraídos os dados necessários para o gerenciamento desejado. Neste momento são obtidas as respostas: o que está certo? o que está errado? o que atende e o que não atende os critérios estabelecidos pela organização?

Gerenciar

De posse dos resultados da medição, é possível a organização definir estratégias para gerenciamento do negócio, observando e analisar onde há desvios, gargalos e os pontos de melhoria.

Este modelo genérico se aplica para o controle de todos os processos da empresa, desde o funcionamento de um equipamento até o estabelecimento de metas e a tomada de decisões estratégicas para o negócio baseada em evidências. De acordo com William Edwards Deming (1900-1993) “Sem dados, você é apenas uma pessoa qualquer, com uma opinião”.

Uma organização que mantém seus processos sob controle garante redução nas perdas, aumento da lucratividade, redução no desperdício, aumento da produtividade, atendimento a requisitos legais e de clientes e a satisfação dos consumidores. Isso porque a organização possui dados para opinar de forma estratégia no crescimento do negócio.

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Os Ciclos PDCA e SDCA no controle de processos

O PDCA é uma metodologia amplamente difundida para gestão e melhoria de processos. Resumidamente, o ciclo PDCA pode ser descrito da seguinte maneira:

– Plan (planejar): definir processos e estabelecer seus critérios de execução;

– Do (fazer): executar os processos conforme planejado;

– Check (checar): verificar se os processos estão sendo executados conforme planejado;

– Act (agir): executar ações de melhoria conforme resultados da etapa anterior.

Após definidos os processos e respectivos controles, a organização deve executar os processos e checar se estão sendo realizados conforme planejamento. A partir desta checagem são propostas ações para melhoria. Já o SDCA é uma metodologia utilizada para padronizar os processos mantendo o padrão dos resultados estabelecidos no PDCA. É descrito da seguinte maneira:

– Standard (padronizar): definir padrões para execução dos processos;

– Do (fazer): executar os processos conforme padrões estabelecidos;

– Check (checar): verificar se os processos estão sendo realizados conforme os padrões estabelecidos;

– Act (agir): realizar os ajustes necessários para que sejam atendidos os padrões.

Segundo esta metodologia, são definidos padrões, procedimentos, instruções de trabalho, etc. para garantir que os processos sejam realizados sempre da mesma maneira. Definidos os padrões, os processos são executados conforme estabelecido e então é realizada a verificação de cumprimento dos padrões.

Esta etapa de checagem/verificação é de extrema importância pois, a partir dela, é possível avaliar se estão ocorrendo desvios e se devem ser tomadas medidas de correção ou melhoria. Esta verificação normalmente é realizada através de vistorias, inspeções ou auditorias.

Como Auditar / Medir?

Na prática, as empresas geralmente realizam vistorias, inspeções ou auditorias para verificar o cumprimento dos critérios estabelecidos para os processos. Esta verificação deve ser capaz de detectar se os procedimentos estabelecidos estão sendo realizados conforme planejado.

Na esfera operacional, podem ser verificados o preenchimento de registros, condições das instalações, execução das atividades, aderência dos colaboradores, bem como levantar os dados por observação ou por entrevistas.

Uma maneira de facilitar o processo e garantir a verificação de todos os critérios estabelecidos no planejamento consiste em desenvolver checklists ou listas de verificação contendo todos os elementos a serem verificados na auditoria. Atualmente temos diversas ferramentas, como softwares e o aplicativo Auditefácil que otimizam o processo e garantem que nenhum item importante fique de fora da verificação.

Esse aplicativo será lançado pela Verde Ghaia em 10/07/2020. E o melhor, os 1.000 primeiros usuários que fizerem o download, poderão utilizá-lo gratuitamente.

De posse dos checklists, os responsáveis devem ir a campo para avaliar se todos os itens descritos estão sendo cumpridos. Esta avaliação deve ser limitada ao escopo definido para a auditoria e deve gerar evidências de cumprimento ou não dos critérios da auditoria.

A partir das evidências levantadas, os responsáveis devem emitir um relatório contendo as observações realizadas durante a auditoria e, principalmente, os desvios encontrados.

Otimização das auditorias

Atualmente, já estão disponíveis no mercado algumas ferramentas capazes de otimizar os processos de inspeção e auditoria. São softwares e aplicativos disponíveis para smartphones, tablets  que podem ser levados a campo para inserção das evidências de auditoria. Mas nenhum reúne a praticidade, facilidade de uso, e inteligência de dados que só a  Verde Ghaia com sua expertise de mais de 20 anos de mercado  pode oferecer.

Fazendo uso desse tipo de tecnologia, as organizações têm a liberdade de criar seus próprios checklists ou utilizar modelos disponibilizados pelas próprias plataformas. Os dados inseridos, inclusive fotos, são compilados, fornecendo à organização informações indispensáveis ao gerenciamento.

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Raquel Melo|Consultora jurídica

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