A preocupação com a gestão da qualidade virou questão de sobrevivência para as organizações nos dias de hoje. Com o mercado ultra competitivo e acirrado, não há espaço para empresas que falham ao seguir as diretrizes exigidas pelas normas de qualidade.

E para que uma organização implemente um Sistema de Gestão da Qualidade que seja realmente efetivo, é fundamental que ela possua processos de verificação bem definidos, garantindo que seus produtos e processos sigam com excelência todos os padrões exigidos de qualidade e segurança.

A inspeção da qualidade existe para isso: ela será responsável por medir e avaliar se os produtos e processos da empresa estão em conformidade com todas as especificações estabelecidas.

gestão da qualidade

Conheça 05 dicas essenciais

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Esse trabalho de avaliação e monitoramento precisa ser constante, para que seu funcionamento seja realmente eficaz.

Realizando corretamente o trabalho de inspeção da qualidade, a empresa terá informações precisas que vão influenciar positivamente nos indicadores de sustentabilidade e facilitar ações com o intuito de gerar melhores resultados relacionados à cadeia de produção, clientes, fornecedores, meio ambiente, e todas as partes relacionadas ao negócio. Isso vai ajudar muito a  definir de forma mais consistente o planejamento estratégico da empresa.

Para entender melhor como realizar suas inspeções e auditorias de forma simples e com mais qualidade, conheça 5 dicas que vão auxiliar você nesse processo.

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1. Mapear o fluxo de inspeção

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Para ter mais controle e segurança na hora de realizar uma inspeção, fazer um mapeamento dela é essencial. Estabelecer uma trajetória, mapeando-se as etapas, os riscos e demais pontos críticos para obtenção dos resultados pretendidos, irá permitir a verificação e monitoramento de perto cada resultado relevante, facilitando, assim, a identificação e avaliação das informações obtidas,  a priorização dos dados para que sejam feitas de forma ágil as melhorias nos processos internos, consideradas mais importantes.

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2. Criar um cronograma de itens a serem resolvidos

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A quantidade de informações obtidas durante inspeções e auditorias pode ser muito alta, o que pode se tornar um problema. Ter uma forma de controle de cada item é essencial para que todos os dados importantes sejam identificados.

Com a criação de um cronograma ouagenda, é possível definir cada ponto que precisa ser solucionado e estabelecer uma ordem de prioridade para que a resolução de cada item seja feita, de acordo com relevância e recursos disponíveis para tal. Com essa organização, é mais fácil controlar cada item de forma individualizada, tornando o processo mais seguro.

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3. Acompanhar as ações

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É muito importante que haja um acompanhamento contínuo das ações estabelecidas nos processos de inspeção e auditoria. Essa estratégia evita que partes do processo acabem sendo esquecidas. Como são várias as informações colhidas, é importante manter uma rotina de acompanhamento e controle.

Definir uma reunião mensal (ou em outra periodicidade) com os responsáveis envolvidos pode ajudar no devido acompanhamento das ações e se evitar que alguma caia no esquecimento.

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4. Criar indicadores setoriais

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A criação de metas e indicadores setoriais vai permitir que você trabalhe a evolução dos resultados de forma segmentada, definindo ações para áreas específicas, como recebimento, expedição, produção,  logística, etc, facilitando a avaliação de cada situação e permitindo que o processo seja realizado de forma mais organizada.

Por exemplo, pode-se definir uma meta, para alguns setores, de realização de inspeções diários ou semanais, quanto ao atendimento de determinado grupo de critérios ou requisitos de Qualidade e Segurança, de acordo com a relevância dos mesmos e riscos para o processo. Pode-se, também, estabelecer que 100% dos itens inspecionados/auditados deverão estar conformes.

Para os itens não atendidos, cria-se um plano de ação para regularização, com responsáveis e prazos, e se passa a acompanhar os indicadores semanais de redução dos desvios e consequente evolução do desempenho.

Se, ao contrário, se perceber um aumento dos desvios, deve-se avaliar a necessidade de alteração na forma ou periodicidade com que as inspeções/auditorias estão sendo realizadas, ou se outras ações imediatas precisam ser tomadas, como treinamentos dos colaboradores, troca de materiais, revisão de processos, entre outros.

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5. Envolver e motivar o responsável direto

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O responsável direto por determinada inspeção deve estar totalmente integrado à sua função. Ou seja, ele precisa estar motivado a realizar todas as ações necessárias, sempre atento aos detalhes.

Para isso, é necessário que seja feito um trabalho com o intuito de treinar e conscientizar esse profissional para o desenvolvimento dessa atividade, garantindo seu engajamento e possibilitando os melhores resultados.

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A busca pela melhoria contínua nas organizações

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Trabalhar para atingir os resultados desejados em seus produtos, serviços e processos é um objetivo comum de todo negócio. E para isso, existe uma série de ações a serem desenvolvidas, envolvendo treinamentos, padronizações e metodologias diversas.

A realização constante das inspeções é umas das formas de garantir que todo esse investimento realizado para a melhoria dos processos seja de fato relevante.

E isso é válido para qualquer tipo de empresa, fábrica, distribuidores, comércio, etc. Se você quer que os processos dentro da sua empresa funcionem de forma adequada, evitando retrabalho e garantindo segurança, a realização de inspeções é uma ótima ferramenta para que a sua gestão tenha os melhores indicadores de qualidade.

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Tecnologia facilita a realização de inspeções e auditorias

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Um grande desafio para a realização de inspeções e auditorias com qualidade é fazer a gestão de uma quantidade  enorme de informações, de forma prática. Formulários em papel podem se tornar confusos, pois são muito engessados e nada ágeis.

Com o uso de uma ferramenta específica para a realização dos processos de inspeções e auditorias, que funcione de forma automatizada e com agilidade, você consegue economizar tempo e ter muito mais segurança ao analisar as informações geradas.

O AuditeFácil é uma ferramenta ideal para facilitar esse controle, porque consegue unificar todas as necessidades de análise e verificação que a empresa tem, em um só lugar.

  • Criação de checklists variados para inspeções em equipamentos e processos;
  • Geração de formulários personalizados, com acesso online ou offline, por meio do aplicativo AuditeFácil;
  • Definição de ações específicas de melhoria, incluindo os responsáveis para a execução de cada ação a ser desenvolvida.

Com todas essas possibilidades, fica muito mais simples fazer a gestão da empresa com alto nível de controle da qualidade. Facilite sua Gestão de Inspeções, Verificações e Auditorias com o AuditeFácil. Fale conosco!

Elias Temponi | Jurídico Verde Ghaia


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