Essa é uma dúvida muito comum no ambiente corporativo. Muitas empresas realizam inspeções periódicas como se estivessem realizando auditorias.  O contrário também ocorre. Algumas empresas realizam auditorias com tanta frequência que os conceitos e formas de se realizar uma ou outra se misturam e deixam de ter muita distinção. Passam a tratar tudo como um mesmo processo de verificação. Mas afinal, há diferença prática entre realizar inspeções e auditorias?

Inspeção é a ação ou efeito de olhar, de examinar, de verificar.  Inspeções são normalmente realizadas para garantir que os elementos inspecionados, estão em condições adequadas, ou para detectar problemas e permitir a correção imediata dos mesmos. Já a auditoria é conceituada pela ISO 19011:2018 como “o processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente, determinando a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos”.

Assim, na prática, a inspeção é um processo mais específico direcionado à verificação “in loco” da adequação permanente de uma determinada unidade ou conjunto de máquinas, equipamentos, estruturas ou condições físicas, ou mesmo comportamento humano. Por sua vez, a auditoria é um processo mais amplo que busca avaliar por meio de evidências objetivas (documentos, registros, entrevistas, e verificação in loco) se os processos, atividades e tarefas estão sendo constantemente realizados de acordo com os critérios estabelecidos, com base na amostragem avaliada em determinado intervalo de tempo.

Durante as auditorias, pode-se verificar se estão sendo estabelecidas inspeções ou outros tipos controles dos elementos mais críticos para os resultados da empresa. Pode-se inclusive, avaliar se a periodicidade e abrangência dos mesmos estão adequadas para identificar problemas e prevenir desvios significativos antes que os mesmos gerem um impacto para os objetivos e desempenho da organização.

Apresentaremos na sequência os tipos de inspeções e auditorias mais aplicadas e como ambas podem ser executadas periodicamente de forma combinada e complementar, em qualquer tipo de empresa.

Quais são os tipos de inspeções mais realizados?

Podem ser criados diversos tipos de inspeções em uma empresa. Cada uma com um objetivo específico de prevenir desvios de uma natureza específica, ou identificar desvios pré-existentes (potenciais ou reais) de modo a evitar o impacto causado pelo mesmo, ou minimizar ao máximo suas consequências.  Abaixo destaca-se os tipos de inspeções mais comuns.

1. Inspeção de Aprovação/Liberação de matéria primas/insumos

Muito utilizado no controle de qualidade das empresas esse tipo de inspeção é fundamental para se evitar desvios ou acidentes de consumo com o produto final.

Uma empresa que fabrica bebidas, por exemplo, se não verifica se as matérias primas e demais insumos utilizados na produção das bebidas atendem ao padrão de qualidade necessário, como prazo de validade, existência e concentração de substâncias potencialmente nocivas, corre o risco de seus clientes acabarem tendo alguma contaminação alimentos, gerando consequências graves para os consumidores e também para a própria empresa.

2. Inspeção de Aprovação/Liberação de produto

Esse tipo de inspeção é utilizado tanto no ambiente industrial como no comércio.  Na indústria essa inspeção é importante para validar se todos os critérios de qualidade definidos para o produto foram atendidos, antes que ele seja distribuído no mercado.

Já no comércio, é normalmente aplicado quando do recebimento do produto que será exposto nas prateleiras. Isso para garantir que o produto não tenha sofrido nenhuma alteração ou dano durante o seu transporte e tenha sido recebido de acordo com a quantidade e especificação contratada.

3. Inspeções Técnicas

As inspeções técnicas abrangem um variado rol de inspeções que normalmente são diferenciadas por temas e escopo de acordo com o objetivo. Tais inspeções podem ser classificadas em dois subtipos:  inspeções técnicas obrigatórias e inspeções técnicas voluntárias.

As inspeções técnicas obrigatórias são as exigidas pela legislação brasileira como as inspeções de vasos sobre pressões e caldeiras, e as inspeções das instalações elétricas, previstas na NR 13 e NR 10 respectivamente, aprovadas pela Portaria nº 3.214/78 e suas alteradoras. Esse tipo se aplica a um rol variado de empresas e pode abranger um rol maior ou menor de acordo com as caraterísticas como ramo de atividade, equipamentos utilizados, carga elétrica instalada, etc.

Já as inspeções técnicas voluntárias são as realizadas todos os tipos de empresas com o intuito de garantir que os objetos da inspeção estejam adequados aos objetivos definidos.  Os objetivos inspecionados podem abranger as instalações como um todo, ou as estruturas, máquinas, equipamentos, produtos, serviços, seções, vitrines, gôndolas, entre outros itens.

Desse modo, se obtém, a redução de riscos e não conformidades, aumento de engajamento, padronização, resultados em vendas e aumento da satisfação dos clientes e de outras partes interessadas. Tais inspeções, mesmo que voluntárias, podem abranger, além da avaliação de boas práticas, também o atendimento de requisitos exigidos pela legislação, pelos clientes ou pelas diretrizes corporativas da própria empresa.

Combinações diferentes de inspeções voluntárias

Assim, na prática, podemos ter algumas combinações diferentes de inspeções voluntárias:

  1. Inspeção de Segurança de Máquinas – Área de Produção
  2. Inspeção de Segurança das Instalações – Unidade Fabril
  3. Inspeção de Segurança das Instalações – Loja 01
  4. Inspeção Ambiental – Depósito de Químicos e Resíduos
  5. Inspeção Ambiental da Unidade – Coleta Seletiva
  6. Inspeção de Qualidade – Processo de Envase
  7. Inspeção de Qualidade – Loja 02
  8. Inspeções de Qualidade – Vitrine
  9. Inspeções de Qualidade – Seções e Gôndolas.

Como se pode perceber, de acordo com o tipo de organização, os riscos existentes e os objetivos estratégicos, pode-se definir quais são os elementos críticos para os resultados pretendidos e, para tanto, estabelecer as inspeções periódicas necessárias para garantir tais resultados.

4. Inspeções de Liderança

As inspeções de liderança também são realizadas por todo tipo de empresas. Costumam ser realizadas para checar se as normas e procedimentos da empresa estão sendo observadas pelos funcionários. Costumam envolver a verificação do atendimento às normas disciplinares e de segurança, mas também itens relevantes associados ao controle de qualidade e atendimento ao cliente. 

Tais inspeções são realizadas com frequência um pouco menor e podem servir também para complementar as inspeções rotineiras realizadas pelas equipes e validar se realmente os resultados conferem com os resultados reportados.

A relevância de tais inspeções está no fato de servirem para que os próprios líderes estejam mais alinhados com o que ocorre realmente na operação, nas vendas ou nas atividades sob sua gestão, e também para afastar a responsabilidade por negligência da liderança, em caso de algum acidente ou desvio significativo. 

Isso porque acidentes ou desvios, podem ocorrer mesmo que todas as ações preventivas tenham sido tomadas. Contudo, é importante que cada uma das partes envolvidas, principalmente os gestores, tenham condições de demonstrar que os controles e verificações mínimas que lhe cabiam estavam sendo realizadas.

Quais são os tipos de auditorias mais executadas?

As auditorias podem ser classificadas em três tipos:

1. Auditoria de Primeira Parte ou auditoria interna

É auditoria realizada pela própria organização, por meio de seus profissionais devidamente capacitados ou empresa especializada contratada para realiza-la em seu nome. Difere da inspeção técnica, pois além de ser mais ampla, exige que o Auditor tenha uma capacitação específica como Auditor Interno no tema ou escopo a ser auditado.

Além disso, na auditoria interna o auditor não pode auditar seu próprio processo ou setor, por uma questão de conflito de interesse. O Auditor precisa ter imparcialidade para avaliar com autonomia e independência o real nível de atendimento aos requisitos estabelecidos.

Já nas inspeções técnicas não há nenhuma vedação que se inspecione itens ou elementos do próprio setor ou processo. Enquadram-se nas auditorias de primeira parte, tanto as auditorias voluntárias, como as auditorias ambientais compulsórias, exigidas por lei para algumas atividades de significativo potencial poluidor como as instalações portuárias, plataformas e refinarias de petróleo.

2. Auditoria de Segunda parte ou auditoria de fornecedores

Essa auditoria é dedicada a avaliação de atendimento a requisitos estabelecidos ou contratados por parte dos fornecedores e terceirizados. Aqui, o nível de autonomia e independência é maior, pois os auditores não fazem parte da mesma empresa e tem o objetivo de avaliar se o contratado reúne os requisitos necessários para prestar o serviço ou fornecer o produto desejado, sem comprometer o desempenho da empresa contratante, ou lhe oferecer riscos adicionais significativos.

Também é possível a contar com auditores contratados independentes para realizar tal auditoria em nome da contratante, para propiciar ainda mais imparcialidade na relação entre contratante e contratado.

3. Auditoria de Terceira parte (ou auditoria externa)

Trata-se de auditoria realizada por uma organização de auditoria independente do cliente e das partes interessadas na certificação, para fins de certificação do sistema de gestão do cliente. Tal auditoria somente é realizada quando uma organização quer obter um certificado de um organismo internacional credenciado como a ISO (International Organization for Standardization), declarando que seu sistema de gestão é certificado por demonstrar o cumprimento dos padrões internacionais oficialmente reconhecidos.

Assim, a auditoria é um processo importantíssimo para qualquer organização que deseja obter dados e resultados confiáveis de seu desempenho e transmitir credibilidade para o mercado, colaboradores, acionais e sociedade. Como confiar que determinados números ou resultados informados estão realmente corretos, se os mesmos (ainda que sejam inspecionados periodicamente) não forem auditados por um profissional ou empresa competente e independente?

Daí a importância de se considerar a realização de um ou mais tipos de auditorias a cada 6 meses ou pelo menos a cada ano, dependendo no negócio e objetivos da empresa, mantendo-se sempre inspeções dos elementos críticos com maior frequência, para se garantir uma excelência na gestão.

Maneira de realizar inspeções periódicas e auditorias

Como se pôde perceber, inspeções e auditorias apesar de terem a finalidade de prevenção de riscos, identificação de desvios, controle de qualidade e possuírem algumas outras semelhanças são, na verdade, ferramentas de gestão distintas. Enquanto a primeira tem objetivos específicos e se atém a questões de verificação in loco,  a segunda é mais ampla, e tem o objetivo de avaliar e medir diversos elementos da gestão, para se chegar a conclusão se todos as atividades, ações, processos, controles (inclusive as próprias inspeções), estão sendo realizadas conforme as leis, normas, diretrizes e /ou contratos firmados.

As inspeções (em grande parte de suas modalidades) devem ser realizadas com maior frequência, enquanto as auditorias, podem ser realizadas em média 2 vezes por ano, dependendo do tipo de negócio.

A realização de inspeções periódicas é também uma bora forma de se preparar a organização para auditorias internas ou externas, entretanto, nem todo mundo que inspeciona pode auditar, já que além de se tratarem de processos distintos, para a realização de auditorias é necessário o cumprimento determinados requisitos por parte do auditor como a imparcialidade e autonomia, além da própria capacitação em curso específico de formação de auditor.


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Elias Temponi – Consultor Auditefácil


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