O dia-a-dia das empresas está cada vez mais desafiador. Com o mundo cada vez mais globalizado e conectado, a concorrência em praticamente todas as áreas vem se intensificando. Com ela, as exigências de maior produtividade e agilidade na produção de bens e serviços.

Não há dúvidas quanto à importância de se poder utilizar tecnologias disponíveis (e desenvolver novas) para aumentar a eficiência dos processos e maximizar a produtividade. No entanto, é também relevante cuidar para que tal produção seja sustentável.

Quem quer se manter como uma marca forte no mercado, não adianta ter quantidade, se não prezar pela qualidade. E quem quer ter funcionários com níveis de produtividade alta, tem que fornecer condições de trabalho adequadas e prevenir acidentes e doenças ocupacionais.  E, ainda, quem quer manter a credibilidade e respeito de sua empresa perante seus próprios funcionários e a sociedade (que também podem ser seus consumidores), precisa manter práticas que evitem a poluição e degradação ambiental.

Qual o desafio de quem quer se antecipar?

O desafio está em justamente conseguir equilibrar tudo isso, diante de um cenário corporativo cada vez mais competitivo, em que são fixadas metas arrojadas, visando à maximização de lucros e resultados.

Isso porque a tendência é que quando se preocupa somente com o aumento de produtividade sem o mínimo de controle, as atividades desenvolvidas pelos trabalhadores tendem a ser realizadas de forma apressada. Não raras vezes com menor cuidado e atenção, podendo gerar aumento de desvios nos processos, desencadeando retrabalhos, falhas nos produtos, acidentes ocupacionais e até ambientais.

Mas é possível conciliar alta produtividade, com atendimento a padrões de qualidade, e manutenção de sadias condições no ambiente de trabalho e no meio ambiente ao seu redor? Sim. É totalmente possível, quando há mecanismos na empresa para que os pilares da Qualidade, do Meio Ambiente e da Saúde Segurança Ocupacional estejam sempre interligados e fomentados pela implementação e manutenção de uma Cultura da Antecipação.

Como implementar a Cultura da Antecipação

Você deve estar se perguntado, mas o que é a Cultura da Antecipação?  Nada mais é do que a prática reiterada de atos e comportamentos proativos para se verificar periodicamente e se manter alerta quanto às condições ideais de elementos relevantes para organização. Esses elementos podem ser equipamentos, máquinas, estruturas, ambientes e outros itens críticos que possam impactar os objetivos e/ou resultados da organização.

Agindo desse modo, previne-se falhas, podendo-se também identificar potenciais desvios e agir de maneira ágil antes de os mesmos gerarem perdas e outras consequências negativas. Ou, ao menos, reduzir ao máximo tais consequências.  

Mas como implementar a Cultura da Antecipação?

O caminho mais fácil e eficiente é por meio de rotinas que sejam simples e possam ser incorporadas às tarefas diárias das pessoas. Mas as mesmas não devem burocratizar nem dificultar a execução das atividades dos times ou equipes. 

O modo mais comum é a implementação de Instruções de Trabalho, rotinas, sistemáticas ou fluxos que determinem a realização periódica de avaliações. Tais avaliações, costumam se dar por meio de “checklists” (listas de verificação) das condições “chave” dos equipamentos, máquinas, matérias primas, insumos, produtos,  estruturas e condições do ambiente, antes ou durante as atividades ou tarefas as serem realizadas

As inspeções periódicas, as inspeções pré-uso, as inspeções para liberação de trabalhos especiais e as inspeções para liberação ou aprovação de materiais ou produtos são exemplos de práticas que, quando aplicadas sistemática e reiteradamente contribuem para o fortalecimento da cultura da antecipação.

Somado a tudo isso, tem-se ainda a prática das auditorias periódicas. Por meio delas, se procura verificar amostralmente itens que podem ser objeto de todos os tipos de inspeção. Mas o mais é importante é que se avalia também a forma e eficiência com que tais inspeções e demais requisitos normativos ou corporativos estão sendo realizadas ou atendidos.

Realização de Inspeções e Auditorias Periódicas

Muitas organizações conseguem fomentar tais práticas, mas esbarram em dois principais problemas. O primeiro é o excesso de informações em papel/formulários. O segundo é o uso de planilhas e listas de verificação obsoletas frente aos novos padrões ou requisitos, constantemente atualizados.

O excesso de papel se dá em função da impressão de formulários ou uso de cadernos em locais em que não é possível ou prático utilizar computadores para registrar as inspeções. Sabe-se que em alguns casos os funcionários chegam a realizar as inspeções de forma visual, mas sequer registram as informações em tais formulários.

Nesses casos, corre-se o risco de se esquecer de verificar itens importantes, e acabar aprovando um produto ou equipamento não conforme para uso ou liberação no mercado.

Já o uso de planilhas e listas de verificação obsoletas na realização de inspeções se dá naqueles empreendimentos que costumam ter constantes atualizações em seus padrões. Ou naqueles em que suas atividades “chave” são regulamentadas por requisitos legais.

Para que seja possível tornar mais prática e eficiente a realização de tais inspeções e auditorias, sem a necessidade de geração de papeis e formulários e sem ter o risco de uso de modelos obsoletos é fundamental contar com uso da tecnologia.

Ferramentas para registro em tempo real

No mercado já existem ferramentas que possibilitam o registro em tempo real de fotografias e informações coletadas durante as inspeções e auditorias.  Já se consegue também agilizar a consolidação dos dados para uma tomada de decisão assertiva e gestão da evolução dos resultados pretendidos. Propiciando-se, assim, a melhoria contínua do desempenho dos times e, consequentemente, das organizações.

Auditefácil: Se antecipe de forma fácil e ágil

Uma dessas soluções é o aplicativo Auditefácil. Com ele é possível criar uma rotina de realização de inspeções periódicas e auditorias internas fáceis de serem realizadas e registradas. Basta baixa-lo diretamente em um Smartphone ou Tablet, e utilizá-lo on-line ou offline.

Por ele, pode-se também designar os responsáveis por cada inspeção ou auditoria. Pode-se também definir de modo flexível nas listas de verificação/checklists personalizadas quais os tipos de respostas deverão ser marcados e quais as formas de respostas serão obrigatórias (foto, documento, texto, etc.).

Essa é uma ótima ferramenta para fazer com que a cultura da antecipação incorpore de vez ao DNA de sua empresa. Isso porque, a qualquer hora e em qualquer lugar é possível realizar inspeções e auditorias rápidas com poucos cliques, gerando a base para tomada de decisão e prevenindo-se desvios, falhas de processo ou nos produtos, reclamações e cancelamento de contratos. Auxiliando, ainda, na prevenção de doenças ocupacionais, acidentes de trabalho e/ou ambientais.

Abandone a papelada, os cadernos e as planilhas e opte pela maneira mais eficiente de otimizar processos, aumentar produtividade do seu time e reduzir perdas. Garanta seus resultados, reduzindo ou prevenindo processos judiciais, aplicação de multas, interdições e outras penalidades decorrentes de falhas ou acidentes, sejam eles de consumo, de trabalho ou ambientais.

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Por Elias Temponi | Consultor Auditefácil

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